مدیریت ایمیل‌ها در زمان تعطیلات یا در هر زمانی که به دلیل دلایل خاصی از کسب و کار خود دور هستید، نقش بسیار مهمی در نگه‌داشتن رضایت کاربران شما دارد. پنل مدیریت ایمیل ها یا هاست دایرکت ادمین به عنوان یک ابزار محبوب در این زمینه عملکردهایی را فراهم کرده است. این ابزار به شما این امکان را می‌دهد که با ارسال خودکار پیام‌های تعطیلات، کاربران خود را در جریان قرار دهید و از ایمیل‌های نارسالی به آن‌ها جلوگیری کنید. در این مقاله، می‌خواهیم به شما نشان دهیم که چگونه می‌توانید پاسخگویی اتوماتیک به ایمیل ها در دایرکت ادمین ایجاد کنید.

vacation message دایرکت ادمین چیست؟

استفاده از قابلیت ارسال پاسخ خودکار به ایمیل‌ها در دایرکت ادمین یکی از امکانات مهم این کنترل پنل است که به کاربران ارائه داده شده است. با فعال کردن این ویژگی، شما می‌توانید به صورت خودکار به هر پیامی که از سوی کاربران دریافت می‌کنید، یک پاسخ پیش‌تعیین شده ارسال نمایید. گاهی اوقات به دلایل مختلفی شما امکان بررسی و پاسخ به ایمیل‌ها را ندارید. به عنوان مثال، در دوره‌های تعطیلات یا در زمانی که کسب و کار شما به هر دلیلی موقتاً تعطیل است، این ویژگی می‌تواند بسیار مفید باشد. در این حالت، شما می‌توانید از قابلیت “پیام تعطیلات” در دایرکت ادمین بهره‌برداری نمایید.

این بخش از دایرکت ادمین به نام “Autoresponder” ویژگی‌های مشابهی دارد، اما تفاوت اساسی آن در این است که به‌صورت انحصاری برای زمانی طراحی شده که شما در تعطیلات هستید یا به دلایل دیگری امکان پاسخگویی سریع به کاربران را ندارید. با تنظیم این بخش، شما می‌توانید به راحتی تعیین کنید که تا پایان دوره تعطیلات یا غیبت از کسب و کار، یک پیام مشترک به کاربران ارسال شود. به عنوان مثال، فرض کنید کسب و کار شما به مناسبت تعطیلات نوروزی موقتاً بسته است. در این صورت، می‌توانید پیام زیر را به پاسخ به ایمیل‌های کاربران ارسال کنید:

“ایمیل شما دریافت شده است، اما به دلیل تعطیلات نوروزی، کسب و کار ما موقتاً بسته است. پس از اتمام تعطیلات، در اولین روز کاری، ما به درخواست شما پاسخ خواهیم داد.”

تفاوت vacation message و Auto Responder چیست؟

شما ممکن است از من بپرسید که آیا Auto Responder همان کاری را انجام نمی‌دهد؟ پس چرا باید از vacation message استفاده کنیم؟ برای پاسخ به این سوال، باید بگویم که Auto Responder و vacation message ویژگی‌های متفاوتی دارند و به شرایط خاصی مناسب‌اند.

Auto Responder قابلیت پاسخگویی به تمامی ایمیل‌های دریافتی شما را به صورت خودکار دارد. این به معنای آن است که هر گونه ایمیلی که به ایمیل شما ارسال می‌شود، بدون توجه به نوع و منبع آن، با Auto Responder پاسخ داده می‌شود. از طرفی، vacation message یک زیرمجموعه از Auto Responder است و با این تفاوت که برای یک بازه زمانی خاص تعریف می‌شود. این به این معناست که vacation message فقط زمانی ارسال می‌شود که شما تعیین کرده‌اید.

تفاوت دیگر میان Auto Responder و vacation message این است که برای vacation message نیاز به تعریف ایمیل مشخصی دارید که بخواهید به آن پاسخ دهید. به عبارت دیگر، باید ایمیل خاصی را انتخاب کنید که بخواهید به آن پاسخ تعطیلاتی ارسال کنید. بنابراین، به طور کلی می‌توان گفت دو تفاوت اصلی میان این دو ویژگی وجود دارد:

1. تعیین بازه زمانی: vacation message مختص یک بازه زمانی خاص است که شما تعیین می‌کنید، در حالی که Auto Responder به صورت مداوم و بدون توجه به زمان فعال است.

2. الزام تعریف ایمیل مورد نظر: برای vacation message باید یک ایمیل مشخصی را تعریف کنید که بخواهید به آن پاسخ تعطیلاتی ارسال شود. در مقابل، Auto Responder به تمامی ایمیل‌ها پاسخ می‌دهد.

تصمیم به استفاده از هر یک از این ویژگی‌ها بستگی به نیاز‌ها و شرایط خاص شما دارد. اگر می‌خواهید به تمام ایمیل‌ها در تمام زمان‌ها پاسخ دهید، انتخاب Auto Responder مناسبتر خواهد بود. اما اگر نیاز به تعریف بازه زمانی خاص برای ارسال پیام تعطیلاتی دارید و یا می‌خواهید به ایمیل‌های خاصی پاسخ دهید، vacation message گزینه مناسب‌تری خواهد بود.

نحوه تنظیم vacation message در دایرکت ادمین چگونه است؟

به منظور ایجاد vacation message در دایرکت ادمین باید مراحل زیر را به ترتیب دنبال نمایید:

در ابتدا باید وارد پنل کاربری خود در هاست دایرکت ادمین شوید.

سپس در منوی مدیریت ایمیل، گزینه “پیام‌های تعطیلات یا vacation message ” را انتخاب کنید.

در صفحه مشاهده‌شده، اگر تاکنون پیام تعطیلات را در دایرکت ادمین ایجاد کرده‌اید، می‌توانید تمامی اطلاعات مربوط به آن را در بخش “حساب تعطیلات” (Vacation Account) مشاهده نمایید. اما اگر تا کنون چنین پیامی ایجاد نکرده‌اید، باید همانند تصویر زیر، روی “تنظیم پیام تعطیلات” (Set Vacation Message) کلیک کنید.

در این صفحه، باید فیلدهای خالی را بر اساس هدفی که برای پیام تعطیلات خود در نظر دارید، پر کنید. تنظیمات این بخش شامل موارد زیر می‌شود:

در این صفحه، باید اطلاعات مربوط به تنظیم vacation message در دایرکت ادمین را پر کنید. تنظیمات این بخش شامل موارد زیر می‌شود:

1. **Vacation Account:** آدرس ایمیلی را که می‌خواهید برای ارسال vacation message روی آن تنظیم کنید، وارد کنید.

2. **Subject Prefix:** عنوان ایمیل ارسالی از طریق این قسمت قابل تنظیم خواهد بود. به صورت پیش‌فرض، این بخش با عبارت “Autoreply” پر شده است که بهتر است به همین شکل باقی بماند.

3. **Reply Encoding:** این قسمت به طور پیش‌فرض utf-8 است که بهتر است آن را بدون تغییر رها کنید.

4. **Content-Type:** نوع محتوای ایمیل ارسالی از طریق این قسمت قابل تنظیم خواهد بود. بهتر است حالت پیش‌فرض text/plain باقی بماند.

5. **Reply Frequency:** در این قسمت باید تعیین کنید که vacation message ایجاد شده در دایرکت ادمین هر چند وقت یکبار ارسال شود. این یک قابلیت زمان‌بندی است.

6. **Vacation Message:** در این قسمت باید متنی را وارد کنید که می‌خواهید از طریق ایمیل vacation message برای کاربران ارسال شود.

7. **Vacation Start:** زمانی که می‌خواهید ارسال vacation message در دایرکت ادمین آغاز شود، را مشخص کنید. شما این امکان را خواهید داشت که تاریخ دقیق و زمانی که می‌خواهید ارسال پیغام تعطیلات آغاز شود را به راحتی تعیین نمایید. در واقع، در بازه زمانی مشخص شده، اگر ایمیلی دریافت شد، پاسخ داده خواهد شد.

8. **Vacation End:** این بخش به تاریخ و زمان اتمام ارسال پیغام تعطیلات اختصاص دارد. همانند مورد قبل، باید تنظیمات این بخش را اعمال نمایید.

9. **Current Server Time:** در این قسمت می‌توانید زمان و تاریخی که در لحظه اعمال تغییرات در دایرکت ادمین قرار دارید را مشاهده نمایید. این بخش در تنظیم دقیق‌تر زمان مورد نظرتان مفید است.

بعد از وارد کردن اطلاعات مورد نظر و تنظیم vacation message در دایرکت ادمین، باید بر روی دکمه “ایجاد” (Create) کلیک کنید. بدین ترتیب، پیام تعطیلات شما با موفقیت ایجاد شده و به هر کسی که در زمان تعطیلات ایمیلی را به آدرس وارد شده ارسال کند، به صورت خودکار ارسال خواهد شد.

ویرایش یا حذف پیغام تعطیلات در directadmin

شما هر زمان که تمایل دارید می‌توانید وارد صفحه “پیام تعطیلات” در دایرکت ادمین شده و آن را تغییر دهید یا به طور کامل حذف نمایید. برای انجام این کارها، به ترتیب زیر عمل کنید:

1. در ابتدا وارد پنل کاربری خود در هاست دایرکت ادمین شوید.

2. سپس از منوی ” Email Management ” زیر منوی ” Vacation Messages ” را انتخاب نمایید.

3. اگر قصد ویرایش تنظیمات پیام تعطیلات صورت گرفته را دارید، در صفحه مربوطه روی گزینه “ویرایش” (Modify) کلیک کنید تا وارد صفحه تنظیمات آن شوید.

• اگر می‌خواهید پیام تعطیلات ایجاد شده را به طور کامل حذف نمایید، باید همانند تصویر زیر آن را انتخاب کرده و سپس روی دکمه “حذف انتخابی” (Delete Selected) کلیک کنید.

ارسال پاسخ خودکار به ایمیل‌های دایرکت ادمین یکی از ویژگی‌های اساسی است که این کنترل پنل به کاربران خود ارائه داده است.

اهمیت بیشتر این قابلیت زمانی آشکار می‌شود که کاربران بتوانند ایمیل‌های ارسالی به دامنه خود را به خوبی مدیریت کنند، حتی در زمان تعطیلات.