مدیریت این ایمیل ها نیز توسط خود سازمان انجام می‌شود.‌ ایمیل سازمانی روی تمام دامنه های متعلق به سازمان قرار گرفته و همه ی آن ها باهم مدیریت میشوند. تمامی کاربران و افراد سازمان از ایمیل اختصاصی آن استفاده میکنند. در این مقاله به این که ایمیل سازمانی چیست و چه کاربردی دارد می پردازیم و نحوه استفاده از آن را به صورت کامل توضیح می دهیم.

در گذشته ارتباط بین سازمان ها و ادارات با ارباب رجوع ها توسط مکاتبات و نامه‌نگاری ها انجام می‌شد. زمان زیادی برای نامه نگاری و رسیدن نامه ها و انجام مکاتبات صرف می‌شد و پاسخگویی و انجام کارها  بسیار طول می کشید. امروزه با توسعه وب و سهولت دسترسی به آن، ایمیل سازمانی جای مکاتبه و نامه نگاری های کاغذی را گرفت. هر سازمانی با توجه به حیطه ی فعالیت آن، ایمیل مخصوص به خود را برای انجام مکاتبات دارد. در هر سازمان بوسیله ی ایمیل اختصاصی همان سازمان نامه نگاری بین افراد سازمان، مدیران و کاربران انجام می‌شود.ایمیل سازمانی هر سازمان و موسسه بوسیله ی همان سازمان مدیریت می‌شود و مختص به همان سازمان خواهد بود. تمامی سیاست ها و قوانین مرتبط به سازمان در ایمیل اختصاصی آن لحاظ میشود.

دلیل استفاده از ایمیل سازمانی چیست 

این سرویس علاوه بر دریافت و ارسال ایمیل، امکان مشارکت های گروهی را نیز به کاربرانش می دهد. افراد سازمان در این سرویس می توانند بصورت گروهی باهم در ارتباط باشند، به یکدیگر پیام ارسال کنند و تمامی پیام و اسناد را ثبت کنند. همچنین کاربران ایمیل سازمانی امکان استفاده ی همگانی از فضای ابری را دارند و می توانند به تمامی پیام ها و مستندات دسترسی داشته باشند.یکی از مهم ترین ویژگی های ایمیل سازمانی اعتبار آن است. بدین صورت که اگر شما به جای استفاده از ایمیل های رایگان، توسط ایمل اختصاصی به جایی ایمیل بفرستید، شخص یا سازمان گیرنده متوجه خواهد شد که شما از افراد یک سازمان خاص هستید.  بنابراین هیچ کاربری نمی تواند بدون اجازه و تایید سازمان، از ایمیل آن استفاده کند و استفاده از اینیل سازمانی نیاز به تایید حتمی مدیریت سازمان دارد.

نحوه‌ی پیاده سازی ایمیل سازمانی چیست

ایمیل سازمانی به دو روش قابل پیاده سازی بر بستر دامنه های سازمان است. این دو روش عبارتند از:

• پیاده سازی ایمیل اختصاصی بر زیرساخت های سازمان مرتبط
• راه اندازه ی ایمیل بر فضاهای ابری (cloud) که بصورت اشتراکی یا اختصاصی در اختیار سازمان ها و کاربران قرار می‌گیرند.

همانطور که از پیش گفتیم هیچ فردی خارج از سازمان و موسسه ی شما، نمی‌تواند از ایمیل مختص به موسسه شما استفاده کند. بنابراین دسترسی به ایمیل سازمانی و استفاده از آن ، تایید فرد استفاده کننده به عنوان یکی از اشخاص سازمانی است. اگر تصمیم داشته باشید که برای حیطه ی فعالیتتان یک ایمیل سازمانی داشته باشید، در واقع شما یک شمایل خیلی رسمی به مکاتبات خود خواهید داد، و کسب و کارتان را خیلی جدی و موثر به دیگر افراد معرفی می کنید. قطعا استفاده از ایمیل اختصاصی به شما، کسب و کار و تمامی کارمندان شما  اعتبار و رسمیت می بخشد و با توجه به امکاناتی که در اختیارتان قرار می دهد، بازدهی کار شما را بالا میبرد. داشتن یک ایمیل سازمانی مستلزم پرداخت هزینه است و رایگان نیست.

ایجاد حساب های کاربری تعریف شده در ایمیل سازمانی

اگر شما قصد داشته باشید که برای کسب و کارتان یک ایمیل سازمانی راه اندازی کنید، لازم است که بخش های مختلف آن را تعریف کنید. به عنوان مثال اگر اسم سازمان شما را company  در نظر بگیریم، ساختار ایمیل شما به این صورتcompany.com@ خواهد بود. حال می‌خواهیم ایمیل ها را به بخش های تعریف شده ایجاد کنیم. برای بخش پشتیبانی سازمان ایمیل support @company.cm را ایجاد می‌کنیم. بنابراین اگر کسی بخواهد با بخش پشتیبانی سازمان در ارتباط باشد، با این ایمیل مکاتبه می‌کند. حال برای بخش کارمندان و افراد سازمان، ایمیل sales@company.com را ایجاد می‌کنیم، بنابراین ؛ مکاتبه با این ایمیل به منظور ارتباط با کارمندان شرکت است. حال به شناخته شده ترین ایمیل سازمانی تعریف شده می‌رسیم. قطعا همه‌ی ما با ایمیل info@company.com آشنایی داریو ان را دیده ایم. این ایمیل برای بخش ارتباطات و اطلاعات سازمان تعریف می‌شود.

هر شخصی از بیرون سازمان، بخواهد با بخش ارتباطات سازمان در ارتباط باشد به این ایمیل، پیام ارسال خواهد کرد. بخش ارتباطات توسط افراد مسئول این بخش بررسی می‌شود و باتوجه به اطلاعات درخواست شده به بخش مربوطه هدایت می‌شود. به همین خاطر تقریبا تمامی شرکت‌ها و سازمان ها ایمیل info@company.com را برای ارتباط با مشتریان و اشخاص بیرون از سازمان معرفی می‌کنند. بنابراین شما هم برای بخش ارتباطات موسسه خود با اشخاص خارج از سازمان باید ایمیل اینفو را در وب‌سایت یا شبکه های ارتباطی خود در اختیار عموم قرار دهید. افراد خارج از سازمان برای ارتباط با شما به ایمیلی که به عنوان اینفو یا info تعریف شده است، پیام ارسال می کنند. کارمندانی که به ایمیل های بخش اینفو دسترسی دارند، پیام را به به بخش مربوطه می رسانند.

استفاده از ابزارهای پیشرفته ایمیل سازمانی

اگر برای کسب و کارتان یک ایمیل سازمانی بخرید، علاوه بر ارسال و دریافت ایمیل به یک سرویس پیشرفته برای رسیدگی و ساماندهی به کارهایتان دسترسی دارید. امروزه تمامی ایمیل های اختصاصی سازمانی از سرویس های قدرتمند  collaboration استفاده می‌کنند. این ابزار پیشرفته به سازمان ها دسترسی های وسیع و سریعی در جهت انجام کارها می‌دهد. از جمله‌ مزایای این سرویس می‌توان به تقویم های کاری، مدیریت ایمیل ها و اسناد، مدیریت بخش های مختلف، مدیریت افراد سازمان و غیره اشاره کرد.

این سرویس علاوه بر دریافت و ارسال ایمیل، امکان مشارکت های گروهی را نیز به کاربرانش می دهد. افراد سازمان در این سرویس می توانند بصپرت گروهی باهم در ارتباط باشند، به یکدیگر پیام ارسال کنند و تمامی پیام و اسناد را ثبت کنند. همچنین کاربران ایمیل سازمانی امکان استفاده ی همگانی از فضای ابری را دارند و می توانند به تمامی پیام ها و مستندات دسترسی داشته باشند. فرض کنید که با دریافت یک ایمیل از خارج یا داخل سازمان، باید یک جلسه با سایر همکارانتان برگزار کنید.

شما می توانید به توسط ابزارهای موجود در این سرویس، یک جلسه برگزار کنید و با سایر همکارانتان در ارتباط باشید و تصمیم گیری کنید. پس از اتمام جلسه می توانید ایمیل های حاوی اطلاعات مهم و اطلاعات مربوط به جلسه را ذخیره و نگهداری کنید. همچنین می توانید مستندات مربوط به هر ایمیل و جلسه را به همان ایمیل پیوست کنید. به این ترتیب تمامی اطلاعات شما دسته بندی خواهند شد. علاوه بر این ها، می توانید در فضای داخلی این سرویس برای سازمان خود، تقویم سازمانی بسازید تا همه ی افراد سازمان در جریان وقایع و جلسات باشند.

یکی از مهم ترین ویژگی های ایمیل سازمانی اعتبار آن است. بدین صورت که اگر شما به جای استفاده از ایمیل های رایگان، توسط ایمیل اختصاصی به جایی ایمیل بفرستید، شخص یا سازمان گیرنده متوجه خواهد شد که شما از افراد یک سازمان خاص هستید. بنابراین هیچ کاربری نمی تواند بدون اجازه و تایید سازمان، از ایمیل آن استفاده کند و استفاده از ایمیل سازمانی نیاز به تایید حتمی مدیریت سازمان دارد.

مزایای استفاده از ایمیل سازمانی چیست

• آسان و سریع شدن راه های ارتباطی بین افراد درون سازمان و سازمان با اشخاص خارج از سازمان. استفاده از ایمیل سازمانی جایگزین مکاتبات و نامه نگاری های پر هزینه و طولانی شده است و امروزه یکی از پرکاربردترین راه ارتباطی بین سازمان هاست.
• ارتباط بین همکاران داخل سازمان و افراد خارج از سازمان توسط ایمیل اختصاصی هدفمند می شود. اگر شما به عنوان یک فرد از کارکنان سازمان به ایمیل سازمان دسترسی داشته باشید، یک لیست از ایمیل سایر افرار سازمان و آدرس ایمیل هایی که سازمان با آن ها در ارتباط است در اختیار شما قرار می گیرد. همچنین با ارسال ایمیل از سمت شما به سایر سازمان ها، با دیدن نام برند شما در ایمیل سازمانی تان فرد گیرنده متوجه اعتبار شما می شود.
• استفاده از ایمیل سازمانی، موجب کاهش در هزینه های مصرفی شما می شود. نامه نگاری ها و مکاتبات کاغذی هزینه های بسیاری به همراه دارند. علاوه بر این استفاده از نامه برای ارتباط بین سازمان ها زمان بر خواهد بود و تایم زیادی برای رد و بدل شدن نامه ها استفاده می شود. در نهایت با توجه به مسائل محیط زیستی، استفاده از ایمیل اختصاصی یک راه ارتباطی دوستار محیط زیست محسوب می شود.
• نامه ها و کاتالوگ های سری که باید بین سازمان ها رد و بدل شود یک مسئله ی مهم است. اغلب پیام های سری را نمی توان به صورت نامه های کاغذی رد و بدل کرد. سازمان ها برای مکالمات و مکاتبات محرمانه خود به یک بستر امن و مطمئن نیاز دارند. استفاده از ایمیل سازمانی یکی از بهترین روش های موجود برای رد و بدل شدن اسرار محرمانه است. ایمیل های اختصاصی یک بستر با امنیت بالا را برای نگهداری و رد و بدل اسناد مهم مهیا می سازد. بنابراین استفاده از ایمیل بجای نامه نگاری های کاغذی بسیار منطقی تر است.
• پیش از این به سایر ابزار های قدرتمند ایمیل سازمانی اشاره کردیم. ایمیل های سازمانی علاوه بر ارسال و دریافت پیام، قابلیت های دیگری نیز دارند. از این قابلیت ها می توان به برقراری جلسات مهم بین افراد سازمان و نگهداری اسناد و مدارک اشاره کرد. ساخت تقویم های سازمانی نی ز یکی دیگر از مزایای استفاده از ایمیل اختصاصی سازمان است.